2014年、まだ三が日のうちで松が取れないのにもう仕事のネタかよ、というのは、ご容赦願いたいところだ。何しろ大晦日に急に原稿執筆の依頼が来るのが、この業界当たり前のようにあったりするのだ。ということで元日早々から原稿書きに勤しんでいる筆者である。IT関連のメディアで仕事を得ようと考えている人は、勤務先によっては、正月から原稿書きなんて、当たり前にあることを覚悟しておくといい。それでは2014年、一発目のまとめ記事を紹介しよう。
これまで紹介してきたExcelやWordのまとめ記事は「数で勝負」という感じで、いままで掲載してきた記事を片っ端から網羅するという掲載の仕方をしてきた。今回は趣向を変えて「データ入力、に関係する操作等」を扱っているものだけをピックアップした。皆が特に使うと思われる数式や文字飾り、ふりがなやハイパーリンクといった入力関連のテクニックなので必ず押さえておきたい。
■Excelのハイパーリンクを違う書式に変更する
Excelでハイパーリンクを設定すると、文字列が青色の下線付きで表示される。ひと目でわかって便利なのだが、印刷するときには逆に、下線はなしにしたいなんて場合もあるだろう。そういうときは、ハイパーリンクの書式を変更しよう。
■Excelファイルを開くだけでデータを自動更新するワザ
取引先や他部署から送られてきたテキストデータをExcelのファイルにしたい場合、データをインポートできる。このとき、元のテキストデータが更新されると、Excelファイルも自動更新されるようにする方法がある。データが更新される可能性がある場合は、設定しておくと作業効率がアップする。
■Excelで設定されたふりがなをリストから再選択する
Excelのふりがなは基本的に入力した読みの通りに付けられる。しかし、実は読み方が違っていたとか、読みをそのまま入力したのでは変換できないので、違う読みで入力したなどというときには、あとから修正する必要がある。このときに便利な修正方法を紹介しよう。
■Excelでリストからデータを選択できるようにする
たとえば表の中で、ある列には複数の候補のどれかが必ず入るという場合、いちいち入力するのでは面倒だ。できれば、入力候補をリストから選択できるようになれば便利だろう。今回は、こんなリストの作り方を紹介する。
■Excelに「1/2」のような分数を入力する
分数を入力しようとして、そのまま「1/2」のように入力し、［Enter］キーを押すと「1月2日」と変換されてしまう。分数を入力する際には、あらかじめ表示形式を「分数」にしておかないといけないのだが、実はキーボードだけでも分数を入力する事ができる。
■Excelで数式を隠して結果だけを表示したい
Excelは、セルに計算式を入力する事で計算が実行され、結果がセルに表示される。入力されている計算式は、セルを選択すると数式バーに表示されるが、他の人に渡すファイルなどで、計算式自体は見せたくないということもあるだろう。そんな時は数式を非表示になるよう設定してしまおう。
■Excelで行の間に挿入してコピーする
Excelで表を作成している際、後から間に項目を付け加える必要が出てくる場合がある。別の個所に挿入する部分を作成してコピーし、挿入したい位置で貼り付けを行うと上書きされてしまう。今回は、そんな時に役立つ、コピーした部分を挿入してしまう便利な方法を紹介しよう。
■ダブルクリックするだけ！ Excelでセル内容を簡単コピー
Excelで表を作成しているとき、あるセルに入力した数式を表の下の行にコピーするという作業をよく行うだろう。その際、ドラッグを利用している人が多いと思うが、実はもっと簡単にコピーは実行できるのだ。
■Excelでセル内の改行を一気に削除する
Excelでは、［Alt］＋［Enter］キーを押すことで、セル内でも改行して文字を入力することができる。しかし、あとからセル内には改行を入れないようにしたくなった場合、一つ一つ探しては改行を削除していくのは大変だ。置換を使うことで、一気に削除する方法があるので紹介しよう。
■Excelでデータの範囲に自動で名前を付ける
以前、「データ管理のコツ！ Excelで範囲に名前を付ける」で、範囲に名前を付ける方法を紹介した。その際、範囲名は手動で入力していたが、実は表のデータを利用して自動的に範囲に名前を付けることができるのだ。
■一度入力した文字を再利用するExcel便利ワザ
Excelで表を作成する際、同じ文字を何度も入力することがあるだろう。そんな時、その列に以前入力したデータを簡単な方法で再利用することができる。それが［Alt］＋［↓］キーだ。一覧が表示されるので、そこから選ぶだけで簡単にデータを入力できる。
■Excelの空白セルを一気に選択する
Excelの表で、データが入っておらず、空白となっているセルにまとめて何か処理を実行したいという場合、いちいちセルを選択して実行するのは面倒だ。［検索と選択］を利用すれば、自動的に空白セルだけを選択できるのでやってみよう。
■連続入力するデータを自分で作っちゃおう！ Excel便利ワザ
Excelでは、ドラッグだけで入力できる連続データはひんぱんに使う機能だ。しかし、「これれが入力したい！」と思ったものでも、意外に連続データ入力できないものも多い。そんな時は、自分でデータを作成してしまおう。
■Excel表を書き換えたのに再計算されない!? を解決する
人から受け取ったExcelファイルを更新しようとしたところ、値を変更したのに合計が変更されないことがある。そんなときには自動で再計算する設定にしてみよう。
■Excelで5ずつ増える数を入力！Excelで意外と知らない便利ワザ
Excelにはオートフィルという便利な機能がある。最初の数字を入力し、マウスでドラッグすることで、1ずつ増えた数値を自動的に入力できるのだ。しかし、いつでも1ずつ増える数値を入力するとは限らない。5日おきの日付を入力するなど、決まった数ずつ増えるデータの入力方法を紹介しよう。
■Excel表をらくらく修正！ドラッグで列の順序を入れ替える
Excelで表を作成したものの、後から列の順序を入れ替えたくなるときがある。そんな時どうしているだろう？ 移動先に列を挿入し目的のデータを移動したら、もとあった場所の列を削除する？ そんな手間をかけなくても、実は、一発で列を入れ替えることができる。
■入力し直し不要！ Excelで表の行と列を入れ替える
Excelで表を作成したものの、行と列を入れ替えた方がよかった……なんてことがある。たとえば一緒にまとめて提出する書類が横置きなのに、縦に長い表を作ってしまったなどという時だ。いちいち入力し直すのは手間だし、間違いの基になる。実はコピー&ペーストを利用すれば、簡単確実に変更できるのだ。
■データ整理に役立つ！ Excelで大量の連番をまとめて入力
Excelで連番を入力したい場合、オートフィルの機能を使うと、マウスのドラッグだけで簡単に連続したデータを入力する事ができる。ただし、たくさんのデータを一気に入力したい場合、ドラッグして範囲を指定するのも大変だ。こういう場合はコマンドを使おう。
■計算式をすばやくチェックできるExcelの便利ワザ
Excelで表を作成したら、計算式が正しいかどうか確認する作業は欠かせない。ちゃんと目的のセルを参照しているかどうかをチェックしたいときに使える、便利ワザを紹介しよう。
編集部：池田利夫＋岡本奈知子（ジャムハウス）
制作編集：エヌプラス
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